Perangkat lunak manajemen dokumen (DMS) terbaik membuatnya sederhana dan mudah untuk mengelola file dalam tim.
Manajemen dokumen menjadi semakin penting karena konsep kantor tanpa kertas menjadi kenyataan sehari-hari, terutama dengan pertumbuhan penyimpanan cloud, karena banyak penyedia layanan juga dapat mengakomodasi berbagi dan menyinkronkan dokumen untuk organisasi.
Namun, manajemen dokumen bukan hanya tentang mengarsipkan informasi secara online dengan aman, tetapi juga membuat seluruh proses manajemen dokumen menjadi lebih mudah, mencakup semuanya mulai dari templat bermerek, meningkatkan alur kerja, bekerja dengan alat kolaborasi (terbuka di tab baru), serta terkadang dapat memilah-milah informasi teknis. Dan itu di atas pengeditan dan manajemen dokumen umum (terbuka di tab baru) tugas.
Perangkat lunak manajemen dokumen yang baik juga harus dapat bekerja dengan berbagai jenis file digital, tidak hanya dari perangkat lunak perkantoran (terbuka di tab baru), gambar dan desain, dan apa pun yang dapat Anda bayangkan sebelumnya dicetak di atas kertas, termasuk dari format file lama. Hari-hari ini juga akan melayani perangkat lunak penandatanganan elektronik (terbuka di tab baru) untuk dokumen.
Namun, banyak pemasok dan kontraktor masih berurusan dengan kertas, sehingga setiap DMS perlu memindai dokumen (terbuka di tab baru) solusi, sering bekerja sebagai mandiri atau bagian dari perangkat lunak pemindaian OCR (terbuka di tab baru) paket, sehingga faktur kertas, kwitansi, atau dokumen lainnya dapat dipindai sehingga salinan digital dapat diarsipkan sementara versi kertasnya didaur ulang.
Kantor tanpa kertas sudah lama hadir, tetapi akhirnya ada di sini bagi mereka yang ingin menerimanya. Inilah solusi perangkat lunak manajemen dokumen terbaik.
Kami juga menampilkan alternatif terbaik untuk Microsoft Office.
Perangkat lunak manajemen dokumen terbaik 2023 secara lengkap:
Mengapa Anda dapat mempercayai TechRadar
Peninjau ahli kami menghabiskan waktu berjam-jam untuk menguji dan membandingkan produk dan layanan sehingga Anda dapat memilih yang terbaik untuk Anda. Cari tahu lebih lanjut tentang cara kami menguji.
Templafy adalah salah satu alat manajemen dokumen terbaik di luar sana. Sistem ini bertujuan untuk mengintegrasikan suite kantor penting dan solusi yang digunakan oleh bisnis setiap hari.
Jika ada satu hal yang membuat frustrasi, itu adalah membuat dokumen merek menggunakan perangkat lunak yang berbeda. Ini bisa memakan waktu dan terfragmentasi, tetapi Templafy dapat membantu. Dengannya, Anda dapat membuat berbagai file di dalam sistem dan mengelolanya dari satu feed.
Perangkat lunak ini kompatibel dengan berbagai perangkat dan menggunakan cloud untuk memungkinkan Anda mengakses semua dokumen Anda di komputer, tablet, dan smartphone. Ada juga pemeriksaan kepatuhan otomatis, dan Anda juga dapat memberikan umpan balik kepada karyawan dengan mudah.
Kontak diperlukan untuk penawaran harga, dan tidak mengherankan, biaya pastinya tergantung pada jumlah pengguna, fitur, dan add-on yang dipilih.
Dalam hal pengelolaan dokumen, M-Files bertujuan untuk meningkatkan alur kerja internal, dan untuk memastikan informasi penting tetap aman setiap saat. Pelanggannya mencakup banyak perusahaan besar seperti Comcast dan Yokohama.
Ada satu brankas untuk sejumlah besar file, dan Anda dapat dengan mudah menemukannya berdasarkan klien, proyek, tanggal, status, atau kriteria lainnya. Perangkat lunak ini bertujuan untuk menghindari duplikasi – cukup umum untuk mendapatkan dua salinan dari laporan yang sama, atau mungkin lebih.
M-Files akan memberi tahu Anda jika dokumen telah disimpan dua kali dengan menganalisis nama dan data proyek. Anda juga mendapatkan beberapa integrasi hebat, termasuk Microsoft Office dan Salesforce CRM (terbuka di tab baru).
Ada uji coba gratis yang tersedia, tetapi harga tidak ditentukan di situs, jadi Anda harus menghubungi untuk mendapatkan penawaran.
Baca lengkap kami Tinjauan M-File.
DocuWare mengambil pendekatan berbasis cloud untuk manajemen dokumen. Ini mengintegrasikan penyimpanan cloud dan otomatisasi kantor untuk menciptakan tempat kerja digital. Pendekatan tanpa kertas untuk spektrum penuh tugas kantor ini adalah contoh lain dari transformasi digital (terbuka di tab baru) yang mendorong banyak proses akhir-akhir ini.
DocuWare menawarkan layanan untuk membuat ‘alur kerja awan’ ketika datang ke dokumen. Ini memungkinkan layanan untuk dibeli dalam skala kecil sesuai kebutuhan, dan kemudian saat skenario kasus penggunaan dibuat, dan keandalan dipastikan, layanan dapat ditingkatkan untuk penerapan yang lebih besar.
Aplikasi seluler yang dapat diintegrasikan ke dalam alur kerja ini juga ditawarkan, memfasilitasi pemindaian tanda terima saat bepergian, menyetujui faktur untuk pembayaran cepat, dan menandatangani formulir langsung di perangkat.
Meskipun DocuWare memang menawarkan demo dan uji coba gratis, harga tentu saja tergantung pada layanan yang dipilih, oleh karena itu calon pembeli harus menghubungi untuk mendapatkan penawaran khusus.
Baca lengkap kami Ulasan DocuWare.
Di dalam organisasi besar, seringkali ada proses dan peraturan yang diberlakukan untuk memastikan kepatuhan dokumen dan mengikuti pedoman perusahaan. Tetapi ketika Anda memiliki banyak file, akan sulit untuk mengikuti aturan tersebut.
Perangkat Lunak Kontrol Dokumen MasterControl, yang digunakan oleh beberapa badan pengatur terbesar di dunia, adalah perangkat lunak manajemen dokumen yang membahas peraturan dan standar yang kompleks di seluruh dunia. Ini bertujuan untuk mengurangi biaya kepatuhan dan meningkatkan efisiensi internal.
Sistem sepenuhnya mengotomatiskan perutean, pengiriman, eskalasi, dan persetujuan dokumen penting. Itu juga menggunakan arsip yang terpusat dan aman tempat Anda dapat menyimpan dan mencari file bisnis.
Tidak ada indikasi uji coba gratis, dan penetapan harga mengharuskan menghubungi perusahaan untuk mendapatkan penawaran.
Jika Anda mencari solusi cloud untuk membuat dokumen, Anda harus memeriksa XaitPorter.
Hal hebat tentang sistem ini adalah sangat fleksibel. Anda dapat berkolaborasi dan mengerjakan dokumen dengan kolega secara bersamaan, dan Anda dapat dengan mudah berbagi umpan balik satu sama lain. Itu juga mengelola semua aspek alur kerja, jadi Anda tidak perlu khawatir tentang pemformatan, penomoran, dan tata letak.
XaitPorter juga memiliki beberapa trik berguna di bagian depan integrasi. Perangkat lunak ini dapat bekerja dengan Salesforce, Oracle, SAS, Microsoft 365, OpenText, dan Dropbox. Dan saat ini digunakan oleh lebih dari 45.000 perusahaan di seluruh dunia.
Meskipun ada demo yang tersedia, tidak ada uji coba gratis, dan penetapan harga memerlukan penawaran harga.
Platform DMS lain untuk dipertimbangkan
Meskipun ada sejumlah platform kantor dan dokumen khusus yang dapat kami sebutkan, paling tidak Office 365, LibreOffice, dan Adobe Document Cloud, ini lebih berfokus pada membuat dokumen dan mengelolanya, daripada mengelola dan menyimpan dokumen dari berbagai sumber dan format. Oleh karena itu kami akan melanjutkan daftar ini dengan menampilkan beberapa solusi DMS lain yang patut dipertimbangkan:
Halaman yang sama (terbuka di tab baru) sedikit berbeda dengan manajemen dokumen standar karena ini lebih tentang membuat titik fokus tunggal untuk semua alat komunikasi, proyek, dan berbagi dokumen. Tujuannya adalah untuk menyederhanakan semuanya dalam satu aplikasi daripada memiliki banyak aplikasi perangkat lunak untuk tugas yang berbeda. Antarmukanya sederhana dan mudah digunakan, dengan kolaborasi yang tertanam di dalamnya. Dalam hal itu, Samepage menjadi solusi yang berpotensi fleksibel untuk memenuhi berbagai kebutuhan.
Dokmee (terbuka di tab baru) mengiklankan dirinya sebagai solusi manajemen konten perusahaan, untuk mengatur, mengamankan, dan mengelola file. Ini mendukung sejumlah format dokumen, dan juga menyediakan pencitraan dokumen dan pengambilan data sebagai bagian dari layanannya. Semuanya dapat diindeks dengan cerdas menggunakan AI, dengan file yang secara otomatis dicap untuk pengindeksan, serta perutean berbasis aturan untuk mempermudah penyimpanan dan pengarsipan, yang semuanya dilakukan melalui hosting aman di cloud. Seperti yang diharapkan, kolaborasi didukung, dengan izin dan opsi audit tersedia untuk pengelolaan file yang lebih mudah.
eFileCabinet (terbuka di tab baru) adalah solusi perangkat lunak manajemen dokumen yang menggunakan otomatisasi cerdas untuk mengatur, menamai, dan menyimpan file sesuai dengan kontennya. Template tersedia untuk menyesuaikan pohon folder dokumen di seluruh sistem Anda. Izin, kedaluwarsa file/folder, dan notifikasi juga dapat diatur untuk berbagi file dan mengirim permintaan file, yang semuanya dilakukan menggunakan URL yang aman. Aturan aksesibilitas umum juga dapat diatur sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Abbyy (terbuka di tab baru) mungkin paling terkenal dengan layanan pembaca dan pemindaian file mereka, tetapi mereka juga menyediakan layanan pengarsipan dokumen digital yang memungkinkan penyimpanan dan penggunaan dokumen yang aman. Akses dapat dilacak dan dicatat, dan dokumen yang ada dapat digunakan kembali dan diedit sesuai kebutuhan untuk diterbitkan ulang. Kata kunci meta dapat diterapkan untuk pencarian mudah di atas fungsi pencarian normal, dan didistribusikan dengan mudah melalui web atau email sesuai kebutuhan. Satu batasan potensial adalah bahwa layanan Abbyy dibuat terutama untuk menyimpan dokumen dalam format PDF.
Kami juga menampilkan penyimpanan dokumen cloud terbaik.
Perangkat lunak manajemen dokumen mana yang terbaik untuk Anda?
Saat memutuskan perangkat lunak manajemen dokumen mana yang akan diunduh dan digunakan, pertama-tama pertimbangkan apa kebutuhan Anda yang sebenarnya, karena pilihan perangkat lunak dengan harga murah terkadang terbukti terbatas dalam hal variasi alat yang tersedia, sementara perangkat lunak kelas atas benar-benar dapat memenuhi setiap kebutuhan , jadi pastikan Anda memiliki gagasan bagus tentang fitur mana yang menurut Anda mungkin Anda perlukan.
Bagaimana kami menguji perangkat lunak manajemen dokumen terbaik
Untuk menguji perangkat lunak manajemen dokumen terbaik, pertama-tama kami menyiapkan akun dengan platform perangkat lunak yang relevan, baik sebagai unduhan atau sebagai layanan online. Kami kemudian menguji layanan untuk melihat bagaimana perangkat lunak dapat digunakan untuk tujuan yang berbeda dan dalam situasi yang berbeda. Tujuannya adalah untuk mendorong setiap platform perangkat lunak untuk melihat seberapa berguna alat dasarnya dan juga betapa mudahnya untuk menguasai alat yang lebih canggih.
Baca cara kami menguji, menilai, dan mengulas produk di TechRadar (terbuka di tab baru).
